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害怕跟你的國(guó)外客戶開視頻會(huì)議?這些技巧和短語(yǔ)可以讓參與者更自信更高效

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害怕跟你的國(guó)外客戶開視頻會(huì)議?這些技巧和短語(yǔ)可以讓參與者更自信更高效

從去年開始,由于沒有了展會(huì),加之視頻會(huì)議一下子在全球流行開來(lái),所以整個(gè)外貿(mào)行業(yè)在跟客戶溝通也發(fā)生的變化,具體表現(xiàn)就是你可能跟客戶開視頻會(huì)議( call)的頻率和時(shí)長(zhǎng)都變多。

我知道視頻會(huì)議會(huì)給外貿(mào)人帶來(lái)很多恐懼和焦慮,所以,今天我們要學(xué)習(xí)一些快速而簡(jiǎn)單的方法來(lái)改善你的視頻通話,尤其是當(dāng)你需要同時(shí)使用你的商務(wù)英語(yǔ)技能時(shí),這樣你就可以有一個(gè)更順利的開始,一個(gè)更自信的對(duì)話,以及一個(gè)真正強(qiáng)有力的結(jié)束。

這篇文章將假設(shè)你是視頻會(huì)議的參與者,然后我將將展示完成電話會(huì)議的每一個(gè)步驟,以及在其中你可以使用的基本商務(wù)英語(yǔ)短語(yǔ)。(我們將在另外一篇文章中假設(shè)你是會(huì)議的注冊(cè)者,然后告訴你如何主持一個(gè) call以及有用的英文短語(yǔ))

#01你在電話會(huì)議前要做什么準(zhǔn)備?

檢查技術(shù)方面是否正常,括檢:查你的手機(jī)或電腦有相應(yīng)的軟件并且可以正常運(yùn)行,檢查你的網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)連接好并且快速而穩(wěn)定,確保設(shè)備電池滿電。

你可以在紙上規(guī)劃出電話會(huì)議的內(nèi)容,并寫下所有你要講的重要內(nèi)容。你要覺得自己準(zhǔn)備好參與。

提醒自己也要做一個(gè)有禮貌的、專心的聽眾。你可以準(zhǔn)備一張紙,把別人說(shuō)的內(nèi)容記下來(lái)。錄下通話內(nèi)容確實(shí)是個(gè)好主意,但在這樣做之前,你應(yīng)該征得同意。

即使你們不是面對(duì)面的交流,眼神接觸仍然是超級(jí)重要的。你需要看著攝像機(jī),讓對(duì)方感覺到你正在進(jìn)行眼神交流。不要向下看,也不要只看對(duì)方的臉。

在通話前,練習(xí)呼吸練習(xí),使自己平靜下來(lái)。盡量選擇一個(gè)安靜沒有太多噪音的環(huán)境。

#02 1對(duì)1視頻會(huì)議

1.開始對(duì)話

如果是一個(gè)輕松的視頻會(huì)議,你可以說(shuō):

如果你和某人進(jìn)行專業(yè)交談或生意溝通,你要保持更正式。你要先說(shuō)你好,然后再稱呼對(duì)方的名字:

, Mr. ., Mrs. .Good , Mr. .

2.打過(guò)招呼后

問(wèn)候之后,你可能想做一個(gè)快速的技術(shù)檢查,你可以問(wèn):

Can you hear me?Can you see me?Is the ?Is the ?

問(wèn)這些問(wèn)題以使事情順利進(jìn)行。然后你可以繼續(xù)你的問(wèn)候,簡(jiǎn)單聊一聊可以緩和氣氛,你可以問(wèn):

How are you?How’s it ?How is your day so far?How is work?How is ?

你還可以使用一些社交型的 talk。

3.對(duì)問(wèn)候語(yǔ)的回應(yīng)

對(duì)方也可能問(wèn)你上面的問(wèn)題,你對(duì)這些問(wèn)題的回答應(yīng)該是簡(jiǎn)短、積極和切中要害的,也許兩個(gè)字,比如:

Good..’s .Can’t . .

關(guān)于如何像一個(gè)英文母語(yǔ)者一樣流利自信地回答 “How are you”,可以參考下面的文章:

你真的會(huì)正確回答國(guó)外客戶的這兩個(gè)問(wèn)題嗎:How are you? & How have you been?

4.談?wù)撘曨l會(huì)議的目的

一個(gè)專業(yè)的 call應(yīng)該談及目的或復(fù)述議程。你可能在一些回答中使用短語(yǔ)動(dòng)詞,你可以說(shuō):

I’d like to talk , Y, and Z.Let’sgo , Y, and Z.I’d like , Y, and Z.I’d like , Y, and Z in this call.

你可以使用這些短語(yǔ) “talk with you ”,”go over “或 “ “。

5.總結(jié)會(huì)議

如果你是在開一個(gè)商務(wù)會(huì)議,你應(yīng)該總結(jié)一下你們剛才談的內(nèi)容。例如:

It was with you X, Y, and Z.I able to X, Y, and Z with you .I your time over X, Y, and Z with you.It’s been a X, Y, and Z with you.

你可以可以說(shuō)明接下來(lái)的行動(dòng)步驟,比如:

I’ you in a of days.I’ you in a of days.I back in soon

6.如何結(jié)束通話?

在你的電話結(jié)束時(shí),不要只說(shuō)再見就結(jié)束談話。這是一個(gè)大錯(cuò)誤,那會(huì)讓人感覺很突然,很不禮貌。這里有一些短語(yǔ),你可以用來(lái)像英語(yǔ)專家一樣結(jié)束你的談話,表達(dá)感謝是不會(huì)出錯(cuò)的:

you. you for with me . you for the time to talk with me . you for the time to chat with me . you for time for with me .

這些都表達(dá)了同樣的意思,選擇你最喜歡的就可以了。

7.收尾

最后,在你說(shuō)了謝謝、總結(jié)和談?wù)撓乱徊叫袆?dòng)步驟之后,你可以通過(guò)簡(jiǎn)單地說(shuō) “Bye “或 “”來(lái)結(jié)束你的電話。如果你的商務(wù)電話更隨意,你可以說(shuō),”See you “或 “Talk to you soon”。但建議不要說(shuō),具體原因請(qǐng)看這個(gè)文章:

#03多人參與會(huì)議

1.自我介紹

在電話正式開始之前,你可能會(huì)聽到這樣的問(wèn)題:Is on here? 或 Can you hear me? 你可以用簡(jiǎn)單的yes來(lái)回答。

通常情況下,老板或發(fā)起電話會(huì)議的人將主導(dǎo)討論,并可能要求其他聽眾進(jìn)行自我介紹(特別是在他們彼此不熟悉的情況下)。當(dāng)輪到你介紹時(shí),保持簡(jiǎn)短和簡(jiǎn)單。說(shuō)明你的名字和你的職位或主要職責(zé),盡量不要超過(guò)兩句話。例如:

, . My name is and I’m the at [your name]

2.輪到你發(fā)言時(shí)

如前所述,你需要確保在電話會(huì)議前做好充分準(zhǔn)備,將你的要點(diǎn)寫在紙上。把你的主要觀點(diǎn)寫在一張紙上,如果需要的話,你可以參考一下。另外,你也需要確保你的觀點(diǎn)或發(fā)言有一個(gè)明確的開頭、中間和結(jié)尾。

例如,你可以用這樣的話開頭:

. As the , I have for the .

然后,在你討論這三點(diǎn)時(shí),用 “”、” “和 “”來(lái)標(biāo)記。

最后,用一個(gè)積極的句子進(jìn)行總結(jié),你可以強(qiáng)調(diào)你的方法可以帶來(lái)的捉妖好處/優(yōu)點(diǎn),比如:

So to sum up, by we can a and a with our .

3.盡量不要打斷發(fā)言的人,但如果你一定要打斷,可以這樣做

如果你不同意某件事情或要提出反對(duì)意見,盡量不要打斷目前正在發(fā)言的人。相反,等待下一次輪到你發(fā)言時(shí),你可以說(shuō):

I’d like to an to…I with…

如果談話已經(jīng)轉(zhuǎn)到一個(gè)新的話題,你仍然可以回到你的反對(duì)意見:

I’d like to () to []. 我想回溯/返回到某個(gè)話題。

然而,你如果沒有聽到或理解別人所說(shuō)的話,這里有一些有用的短語(yǔ)來(lái)立刻停止對(duì)話,并得到澄清:

如果你聽不清幾個(gè)詞或句子:I’m , I didn’t get that. you what you just said?

如果有一個(gè)具體的詞你不理解或不認(rèn)識(shí):I’m I’m with that term. Can you it?

如果你需要澄清一個(gè)想法:I’m , I don’t you. you that ?

如果有人說(shuō)話太快或語(yǔ)無(wú)倫次:Can you a more , ?

簡(jiǎn)而言之盡量做到有禮有節(jié)。

4.結(jié)束通話

在電話會(huì)議結(jié)束后,你可以討論解決方案:

your , I feel the best of is to…

但如果你還需要仔細(xì)考慮,不要害怕這樣說(shuō):

you for all your . I’ll let you know my on this by a day or two.

最后就感謝你的會(huì)議參與者的時(shí)間(如果人數(shù)較少,最好在感謝時(shí)說(shuō)出對(duì)方的名字)。

提醒:不要驚慌失措。你主要準(zhǔn)備好你想飆到的,檢查你的電話/網(wǎng)絡(luò)連接,把關(guān)鍵詞和重要的短語(yǔ)記在腦子里,當(dāng)輪到你時(shí),慢慢來(lái)。即使出了問(wèn)題,簡(jiǎn)單道歉后繼續(xù)。你應(yīng)該把這個(gè)機(jī)會(huì)當(dāng)作一個(gè)挑戰(zhàn),相信自己你絕對(duì)會(huì)成功。

#04一些在視頻會(huì)議中實(shí)用的短語(yǔ)

1.在電話中介紹自己

, here.

, it’s .

2.檢查其他人是否在通話中

Is on the line?

Do we have on the call?

Do we have yet?

Are we for else?

3.開始通話

to the call…

Is to ?

we ?

As you know, we are X…

Did the ? / Has the ?

4.克服聲音問(wèn)題

If you are not , put on mute.

Eric, I can hear , can you put on mute when you are not ?

The is not good, can up?

I can’t hear Jane, can else hear Jane?

can you say that , I can’t hear you ?

can you that, the is poor?

5.共享你的屏幕

I’m my , can see it?

I’m the now, can you see it?

6.結(jié)束通話

So the are X, Y, Z.

Is else to ?

I’ll our by .

Let’s / the call, you .

you for your //, let’s next week.

We’ve run out of time so let’s wrap up and the call.

7.如何在電話會(huì)議中要求澄清問(wèn)題

聽見別人說(shuō)話和理解他們是兩個(gè)完全不同的問(wèn)題。你可能聽得很清楚,但完全不明白他們?cè)谡f(shuō)什么,或者由于噪音和連接問(wèn)題,你可能根本聽不到他們說(shuō)的所有內(nèi)容。這里有一些常見的英語(yǔ)短語(yǔ),你可以在電話會(huì)議中用來(lái)澄清:

you more ?

you that or you that last bit ?

(a )?

you that ? Or you ’s (non )?

I didn’t get that I am you say it ?

8.如何打斷正式的電話會(huì)議

如果你想問(wèn)一個(gè)問(wèn)題,打斷電話交談是可以的,你可以使用以下任何一句話來(lái)打斷。

, you mind if I a ?

Just to are you that…

I you for a ?

you mind if I in ?

Can I stop you for just one ?

正如你所看到的,這些通常都是有禮貌的說(shuō)法,所以不應(yīng)該讓任何人不高興。但有時(shí)在激烈(憤怒)的交流(討論)中,禮貌可能會(huì)消失。

9.其他電話會(huì)議英語(yǔ)詞匯

在商務(wù)電話交談中使用的一些有用的英語(yǔ)短語(yǔ)。

I won’t keep you long

I will keep ()

Well, that is all I to say

That I had to say

Now, are any ?

I am glad you that…

That is a good

Let back to that (I will give you a )

Can you it with me? I’ll find out and let you know.

I you have me…

me to it once more.

好了,希望這些短語(yǔ)和提示對(duì)你的視頻會(huì)議電話有幫助,也可以讓你變得更有信心,更有能力。

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